Surat penawaran harga adalah dokumen penting yang wajib disiapkan dalam bisnis. Karena itu, perlu teknik khusus dalam membuatnya. Ada banyak hal yang perlu Anda perhatikan dalam membuat surat penawaran harga agar bisa digunakan kembali dalam bisnis.Dalam pembuatan surat penawaran harga, Anda juga perlu mempertimbangkan berbagai jenis bisnis. Produk yang dijual atau ditawarkan. Surat penawaran harga juga harus memiliki bentuk yang terstruktur dan mudah diedit.Sebagai salah satu bentuk surat resmi dalam bisnis, pembuatan surat penawaran harga memerlukan komponen khusus yang harus disertakan dalam setiap pembuatan surat. Adanya komponen tersebut juga memudahkan Anda dalam membuat surat, sekaligus membantu penerima surat agar memahami dengan baik informasi apa saja yang ingin Anda sampaikan dalam surat tersebut.

Apa Itu Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga adalah dokumen yang berisi semua harga barang yang dijual atau layanan yang ditawarkan dalam suatu bisnis. Dalam surat penawaran harga, pemasok harus mencantumkan rincian harga, waktu implementasi, dan diskon.Surat penawaran harga tersebut bisa ditulis oleh pemasok untuk dikirim ke calon klien yang sesuai atau sebaliknya, ditulis oleh calon klien ke pemasok.Dengan adanya surat penawaran harga, pemasok dapat membuat hubungan bisnis yang baik dengan pelanggan melalui penulisan surat penawaran harga.Hal ini juga dapat mengurangi waktu dan tenaga pembeli dalam menanyakan harga bahan.  Surat penawaran harga juga membantu melacak semua transaksi mengenai layanan atau barang yang diminta antara kedua belah pihak.Dalam membuat surat penawaran harga, Anda perlu membuat celah keuntungan yang cukup. Hal ini diperlukan karena saat menerima surat penawaran pihak penerima bisa saja meminta penurunan harga. Agar hal itu tidak terjadi, Anda juga perlu menyertakan informasi bahwa harga yang tertera dalam surat tersebut merupakan harga tetap.Untuk menarik penerima surat agar bersedia membeli atau memesan produk yang ditawarkan, Anda bisa memberikan promo, diskon, dan berbagai keunggulan produk yang Anda tawarkan.

Jenis-Jenis Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga memiliki berbagai jenis. Setiap jenisnya memiliki fungsi tersendiri. Berikut jenis-jenis surat penawaran harga:

  1. Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga adalah dokumen yang berisi perhitungan harga barang atau biaya yang dibutuhkan dalam suatu proyek. Jenis surat ini dikirim untuk pelanggan potensial. Dalam surat penawaran harga, harus tertera nama perusahaan  masa berlaku, deskripsi produk, informasi klien, dan berbagai informasi relevan lainnya.

  1. Surat Penawaran Penjualan

Surat penawaran penjualan berisi ringkasan pembelian yang dikirim setiap terjadi pemesanan produk atau layanan. Dokumen ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai biaya yang harus dibayarkan dalam pembelian.

  1. Pesanan Pembelian

Surat pesanan pembelian adalah dokumen penawaran yang dibuat oleh pembeli untuk penjual. Dokumen ini menunjukan jenis, jumlah, serta harga yang disepakati bersama. Dokumen ini memungkinkan pembeli untuk melakukan pembelian saat ini namun pembayaran bisa dilakukan dalam tenggang waktu tertentu.

  1. Surat penawaran perjalanan bisnis

Jenis surat ini berisi tentang informasi biaya perjalanan, akomodasi, dan transportasi untuk kepentingan bisnis. Surat ini biasanya dikirim oleh agen perjalanan ke perusahaan yang sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas. Isi surat ini juga bisa mencakup informasi asuransi perjalanan dan berbagai biaya tambahan yang dibutuhkan selama perjalanan bisnis berlangsung.

  1. Penawaran acara

Surat penawaran acara digunakan untuk memberikan informasi terkait biaya penyelenggaraan sebuah acara, termasuk demokrasi, makanan, biaya MC, dan sejenisnya. Surat ini biasanya dikirim oleh perencana acara ke berbagai perusahaan yang akan menggelar suatu acara.

Komponen dalam Surat Penawaran Harga

Dalam pembuatan surat penawaran harga, ada beberapa komponen yang harus Anda perhatikan, berikut komponen tersebut:

  1. Tanggap penawaran

Komponen ini menunjukan kapan surat penawaran tersebut dikirim. Karena adanya jarak dan berbagai hal yang menghambat pengiriman, biasanya tanggal penawaran akan berbeda dengan waktu sampainya surat ke tangan pembeli. Hal ini berbeda dengan pengiriman surat penawaran secara elektronik. Jika Anda mengirimnya lewat email, maka tanggal penawaran akan sama dengan tanggal sampainya surat ke tangan penerima.

  1. Masa berlaku

Komponen ini menunjukan masa berlaku penawaran yang diajukan dalam surat. Untuk pembelian produk, masa berlaku bisa selama satu minggu sejak tanggal penawaran surat. Lain halnya dengan pelaksanaan proyek, maka masa berlaku harus disesuaikan dengan masa penyelesaian proyek.

  1. Nomor penawaran

Nomor penawaran harus berupa nomor unik agar mempermudah identifikasi surat. Dengan adanya nomor penawaran, pengarsipan dan identifikasi surat akan lebih mudah.

  1. ID pelanggan

ID pelanggan mirip dengan nomor penawaran, harus berupa kode unik. ID pelanggan diperlukan untuk menghindari kesalahan pengiriman. Dengan adanya ID pelanggan, Anda juga bisa lebih mudah melakukan klasifikasi pesanan.

  1. Alamat pelanggan

Alamat pelanggan bisa berupa alamat perusahaan. Jika pengiriman ditujukan untuk kantor cabang, maka penulisan alamat juga harus diarahkan ke kantor cabang yang dimaksud. Hal ini diperlukan untuk menghindari pengiriman surat yang salah sasaran.

  1. Deskripsi proyek/ produk

Komponen ini harus ditulis secara detail agar calon klien bisa mengetahui dengan pasti produk apa yang Anda tawarkan. Mulai dari merek, ukuran, dan jenis produk, semuanya harus Anda tulis dengan rinci dalam surat.

  1. Instruksi khusus

Instruksi khusus berisi tentang informasi tambahan seperti, kapan penawaran tersebut mulai diberlakukan dan berapa biaya yang diperlukan untuk pemrosesan pembelian produk, seperti , “Penawaran hanya berlaku untuk pembeli yang segera melakukan pembayaran. Harga belum termasuk biaya pemrosesan sebesar 3%”.

  1. Syarat dan ketentuan

Komponen ini penting untuk menginformasikan hal apa saja yang harus dilakukan calon klien dalam pembelian.

  1. Narahubung

Informasi mengenai narahubung diperlukan agar klien bisa bertanya lebih jauh mengenai informasi penawaran jika merasa informasi dalam surat belum cukup.

Contoh Surat Penawaran Harga

Contoh surat penawaran harga bisa Anda lihat di bawah ini:

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat penawaran harga. Dalam dunia bisnis, surat penawaran harga ini sangat berperan penting dalam meningkatkan hubungan baik dengan klien. Karena itu, Anda harus membuat surat penawaran harga dengan sebaik mungkin. Setiap komponen dalam surat penawaran harga juga harus disertakan agar informasi dalam surat tersebut mampu memberikan penjelasan yang lengkap dan mudah dimengerti oleh penerima surat.