“Saya memiliki usaha perdagangan/ jual-beli, adakah cara mudah untuk memanajemen stok barang yang ada dalam gudang?” Jawabannya adalah membuat laporan stok barang. Nah, dalam kesempatan kali ini kami akan sajikan pembahasan mengenai laporan stok barang ini. Meliputi pembahasan tentang pengertian, berbagai manfaatnya hingga contoh laporan stok barang di gudang sederhana dengan excel. Teruslah membaca untuk mengetahui selengkapnya.Apa yang Anda rasakan ketika Anda menerima pesanan suatu barang dari pelanggan dan bersemangat untuk melayaninya namun ketika Anda cek di gudang stok barang tersebut kosong? Ya, pasti Anda sendiri sebagai penjual merasa kecewa. Stok di gudang tidak seperti dengan stok yang Anda perkiraan. Sehingga Anda terpaksa harus menggagalkan pesanan dan ini bisa membuat rating toko Anda menjadi buruk karena membuat pelanggan pun kecewa.Sekilas contoh kasus tersebut membuktikan bahwa mengelola stok barang di gudang penyimpanan memang sangat penting bagi bisnis perdagangan. Setiap proses keluar-masuk barang di gudang harus disertai pencatatan stok gudang agar Anda bisa mengontrol dengan baik stok barang yang Anda jual. Terkait dengan proses pencatatan stok barang di gudang ini, dalam dunia akuntansi sendiri dikenal dengan pembuatan laporan stok barang/ laporan inventaris. 

Apa itu laporan stok barang?

Laporan stok barang secara umum dapat diartikan sebagai rekapan jumlah inventaris yang dimiliki bisnis pada waktu tertentu. Sesuai penamaannya, laporan ini memberikan informasi terperinci tentang persediaan stok barang yang tersisa secara tepat dan akurat. Dengannya Anda dapat mengetahui jumlah barang yang dapat Anda jual sekaligus melihat kapan waktu yang tepat untuk mengisi kembali stok barang tersebut.

Manfaat laporan stok barang

Dengan membuat laporan stok barang, setidaknya Anda bisa memperoleh 2 manfaat utama yang menguntungkan bisnis Anda, yaitu:

  • Memungkinkan pengambilan keputusan secara tepat.

Salah satu manfaat terbesar dari laporan stok barang adalah dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Bayangkan saja jika Anda melakukan pemesanan/ pembelian barang untuk mengisi gudang tetapi terlambat maka akan mengakibatkan barang kehabisan stok dan kehilangan penjualan.

Sementara memesan terlalu banyak barang terlalu cepat dapat mengikat uang Anda serta meningkatkan risiko inventaris yang rusak Selain itu juga membutuhkan lebih banyak ruang untuk pergudangan. Jadi, dengan laporan stok barang yang akurat Anda bisa mengetahui kapan Anda harus bertindak dan mengontrol inventaris secara tepat dan efisien berdasar data yang akurat.

  • Mengetahui kinerja produk

Dengan membuat laporan stok barang, Anda juga bisa menyaring detail tentang kinerja produk. Seperti berapa banyak stok yang Anda miliki, produk mana yang paling cepat terjual, kinerja kategori, serta informasi lain tentang status dan kinerja inventaris. 

Persiapan membuat laporan stok barang dengan excel

Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat laporan stok barang masuk dan keluar di gudang. Salah satunya menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Namun, sebelum masuk ke contoh laporan stok barang sebaiknya perhatikan hal-hal yang perlu Anda persiapkan sebelum membuat laporan stok barang berikut ini:

  • Buat daftar item Anda

Catat terlebih dahulu informasi dasar seperti jumlah unit yang Anda miliki, kode/ SKU dan nama produk, lokasi unit, varian yang Anda miliki, harga, dan informasi dasar lainnya. 

  • Tetapkan jangka waktu Anda

Tetapkan seberapa sering Anda memilih untuk memperbarui laporan stok barang ini. Itu semua tergantung pada kebutuhan Anda. Apakah setiap kali transaksi terjadi, ataukah mingguan, bulanan, bahkan per 6 bulan. Semakin tinggi volume penjualan, maka semakin sering Anda harus segera memperbaharuinya karena item Anda dapat berubah dengan cepat.

Contoh laporan stok barang di gudang dengan Excel

Contoh laporan persediaan barang yang kami sajikan dibawah ini terbilang contoh dalam bentuk yang sederhana agar mudah dipahami.

  1. Langkah pertama bukalah aplikasi Microsoft Excel. Buatlah lembar kerja dan mulai membuat 3 buah tabel yaitu tabel katalog barang, tabel barang masuk, tabel barang keluar. Adapun contoh nama kolom dan isian dapat Anda lihat pada pada gambar berikut:

Tabel katalog barang:

Tabel barang masuk:

Tabel barang keluar:

Jangan lupa untuk memberi nama masing-masing tabel tersebut, caranya blok/ sorot tabel Anda > pilih menu design > lalu pada table name isikan nama tabel yang Anda kehendaki. Setelah itu, mari lanjut ke tahap ke dua yaitu pembuatan rumus untuk laporan stok barang. 

  • Rumus yang pertama kita buat di tabel barang masuk dan keluar, menggunakan fungsi VLOOKUP. Dengan tujuan menampilkan nama barang berdasarkan kode barang yang kita input dan nama barang pada tabel katalog barang. Namun sebelum itu, untuk mengisi kode barang kita bisa menggunakan menu data > validation data > Allow: List > Source: Blok/ sorot kolom kode barang pada tabel katalog barang. Dengan demikian kode barang yang terdaftar akan muncul secara otomatis.

Selanjutnya ketikkan pada isian nama barang rumus =VLOOKUP([KODE BARANG];TableKatalogBarang[[KODE BARANG]:[NAMA BARANG]];2;FALSE)Rumus ini akan menampilkan nama barang secara otomatis berdasarkan kode barang yang Anda pilih. Lalu lengkapi data tanggal masuk dan jumlah masuk. Cara ini juga berlaku untuk tabel keluar.

 

Setelah data pada tabel barang masuk dan tabel keluar sudah siap, kemudian kita masuk pada tabel katalog barang. 

  • Buat rumus untuk kolom masuk. Ini merupakan rekap dari kolom jumlah masuk pada tabel barang masuk. Dengan kata lain, berapa pun angka yang diisikan pada tabel barang masuk maka akan secara otomatis dapat terisi di kolom masuk tabel katalog barang. Adapun rumusnya yang digunakan adalah:

=SUMIF(TableMasuk[KODE BARANG];[@[KODE BARANG]];TableMasuk[JUMLAH MASUK])

  • Buat rumus untuk kolom keluar. Ini mirip dengan pengerjaan kolom masuk. Hanya saja mengambil dari data kolom jumlah keluar pada tabel barang keluar. 

=SUMIF(TableKeluar[KODE BARANG];[@[KODE BARANG]];TableKeluar[JUMLAH KELUAR])

  1. Terakhir, untuk menghitung stok akhir yang berarti stok yang Anda miliki saat ini bisa langsung kita jumlahkan stok awal dengan jumlah masuk lalu dikurangi dengan jumlah keluar.

=[@[STOK AWAL]]+[@[MASUK]]-[@[KELUAR]]

Nah seperti itu contoh pembuatan laporan stok barang di gudang dengan Excel. Di penjelasan tersebut kita sudah belajar membuat tabel yang saling terkait untuk memudahkan proses pencatatan stok barang secara otomatis. Semoga bermanfaat dan bisa dengan mudah Anda pahami.